Tunnistatko tämän?
Johto on asettanut kovat tavoitteet tekoälyn edistämiselle. Tavoitteet ovat oikeita ja ne on viestitty koko talolle.
Sitten katsotaan ympärille. Kalenterit ovat täynnä. Jokainen yrittää edistää sitä oman työnsä ohessa.
Puoli vuotta myöhemmin on muutama pilotti, pari työryhmää ja nolla tuotannossa olevaa ratkaisua.
AI-agendalta puuttuu valmistelija
Osa piloteista kuuluukin lopettaa. Liiketoimintaperustelu ei kestänyt, data oli aidosti huonoa tai integraatio maksaisi enemmän kuin hyöty tuo. Lopettaminen on silloin hyvä päätös. Ongelma on niissä piloteissa, joita ei lopetettu eikä viety eteenpäin, vaan jotka jäivät odottamaan päätöstä.
Pilotin voi monesti rakentaa oman työn ohessa. Tuotantoon sitä ei saa ilman päätöksiä, ja päätökset ovat isompia kuin miltä ne ehkä aluksi kuulostavat. Saako tätä dataa käyttää tähän tarkoitukseen? Kuka vastaa siitä, mitä malli tuottaa? Kenen työ muuttuu, ja kuka keskustelee siitä heidän kanssaan? Kuka maksaa käytön ja ylläpidon ensi vuonna?
Jokainen näistä vaatii kaksi asiaa. Ensin sen, että joku selvittää kokonaiskuvan ja käy tarvittavat keskustelut sidosryhmien kanssa. Vasta sitten sen, että joku päättää.
Tämä työnjako ei sinänsä ole ongelma. Niin toimitaan kaikessa muussakin: joku valmistelee, joku päättää.
Ero on siinä, että muissa asioissa valmistelijalla on nimi. Talousasiat valmistelee talous, henkilöstöasiat henkilöstöhallinto. AI-agenda on uusi ja se leikkaa kaikkien yksiköiden läpi, joten sen kohdalla se paikka on yleensä tyhjä.
Ajanpuute on todellinen, mistä johtuen valmistelu jää sen varaan, kuka sattuu ehtimään.
Organisaatiossa se kuulostaa tältä: ”tästä puhutaan joka palaverissa, mutta kukaan ei tiedä kenen pöydällä se on.”
Siksi pelkkä tekemisen resursointi ei auta: lisää käsiä ei ratkaise sitä, mikä on kiinni valmistelusta. Eikä pelkkä mandaatti auta: nimetty vastuuhenkilö ilman kalenteritilaa on vain nimi organisaatiokaaviossa.
Kutsun tätä puuttuvaa roolia AI-agendan omistajaksi.
AI-agendan omistajan neljä tehtävää
- Esittää priorisoinnin. Tekee näkyväksi, mikä etenee nyt ja mikä odottaa. Päätöksen tekee johto, mutta joku laittaa vaihtoehdot pöydälle.
- Kokoaa hajallaan olevan työn yhteen. Talossa on tyypillisesti käynnissä enemmän AI-kokeiluja kuin johtoryhmän listalla näkyy. Omistaja rakentaa niistä yhteisen näkymän, jotta samaa työtä ei tehdä monessa paikassa.
- Tekee pohjatyön päätöstä varten. Selvittää datan laadun ja käyttöoikeudet, kokoaa yhteen liiketoiminnan, tietosuojan, hankinnan ja arkkitehtuurin näkemykset ja tuo johtoryhmälle valmiin esityksen. Näin päätös syntyy yhdessä käsittelyssä eikä kolmessa.
- Pitää asian elossa alkuvaiheen jälkeen. Kriittinen hetki tulee silloin, kun alkuinnostus on ohi ja ensimmäinen budjettikysymys osuu kohdalle.
Yksikään näistä ei välttämättä vaadi koneoppimisen erityisosaamista. Ne vaativat kykyä rakentaa siltoja, kuunnella, jäsentää moniulotteisia asioita, ja riittävää monialaista ymmärrystä olennaisista osa-alueista: liiketoiminta, AI:n mahdollisuudet, hankinta, tietosuoja, IT, muutosjohtaminen. Ja ennen kaikkea jatkuvuutta.
Nimeä omistaja, älä pelkkää työryhmää
Nimeä yksi ihminen. Anna hänelle kaksi suojattua päivää viikossa, oikeus esittää mitä ei tehdä nyt, pääsy johtoryhmän pöytään ilman erillistä kutsua, pieni budjetti selvityksiin ja nimetty kesto, esimerkiksi kuusi kuukautta, jonka päätteeksi tehdään rehellinen arviointi.
Kaksi päivää on lähtökohta, ei sääntö. Tärkeintä on, että aika on kalenterissa eikä hyvässä tahdossa.
Työryhmä on hyvä paikka jakaa tietoa ja ratkoa monimutkaisia kysymyksiä yhdessä. Se ei vain korvaa omistajaa. Joku valmistelee työryhmän asiat ja edistää päätöksiä kokousten välissä. Ilman häntä työryhmä kokoontuu ja hajaantuu.
Talon oma ihminen on ensimmäinen vaihtoehto, mutta ei aina paras
Aloita omista. Talon oma ihminen tuntee toimintamallit, ihmiset ja sen, mikä talossa oikeasti kaataa hankkeita. Se on etu, jota on vaikea suoraan ostaa mistään.
Kolmessa tilanteessa ulkopuolinen toimii silti paremmin:
- Kyvykäs ihminen on jo kiinni kriittisessä työssä. Se, jolla olisi taito hoitaa tämä, on usein sama ihminen, jota ei voi irrottaa käynnissä olevasta toimituksesta.
- Asia on jumissa organisaation historiassa. Ulkopuolinen ei kanna vanhoja rintamalinjoja eikä kilpaile kenenkään urapolun kanssa.
- Tällaista päätösvalmistelua ei ole talossa tehty. Silloin ulkopuolinen tekee ja opettaa samaan aikaan. Siirtymä talon omalle ihmiselle kannattaa suunnitella osaksi toimeksiantoa heti alussa.
Ulkopuolinen ei silti tuo mukanaan talon omaa kalenteria. Hänkin tarvitsee substanssi-ihmiset ja päättäjien aikaa.
Siirtymä on muuten paras yksittäinen mittari onnistumiselle. Ulkopuolinen omistaja on tehnyt työnsä silloin, kun häntä ei enää tarvita.
Yksi kysymys seuraavaan johtoryhmään
Kysy tämä: kenen nimi on AI-agendan kohdalla, ja kuinka monta tuntia viikossa hänellä on sitä varten?
Esa Ikonen
AI Transformation Lead
Tekoälymuutoksen johtaja ja datavetoisten ratkaisujen rakentaja. Kriisiytyneiden hankkeiden pelastaja ja luottamuksen palauttaja. Vie AI:n puheista tuotantoon.
